Etkileşimli sesli yanıt menüsü ayarları (IVR)
Giriş
JivoChat'nun çok kullanışlı yeni bir özelliği var - etkileşimli sesli menü (IVR). Artık müşterileriniz sizi ararken, bir tuşlamayla sorusunun konusunu seçebilecek ve arama ilgili departmandan temsilcilerinize yönlenecek.
Bu özellik, gelen aramaların doğru yönlendirilmesini sağlayacak ve bu sayede temsilcilerinizin üzerindeki gereksiz iş yükünü azaltacaktır.
Numaranız için IVR nasıl etkinleştirilir
Bu özellik hem JivoChat'dan satın alınan hem de SIP aracılığıyla bağlanan numaralar için kullanılabilir.
Bütün düzenlemeler JivoChat uygulamasında yapılır.
Hazırlık aşaması
Henüz departman eklemediyseniz, öncelikle bu işlemi yapmanız gerekir. Yönet > Ekip Üyeleri > Departmanlar adımlarını izleyin.
Dilerseniz yardım sayfamızda departmanlar rehberimizi inceleyebilirsiniz.
IVR kurulumu
Departmanları oluşturulduktan sonra doğrudan ses menüsünün kurulumuna geçebilirsiniz.
Bunu yapmak için "Yönet" > "Kanallar" > "Ayarlar (numaranızın bulunduğu kanalın yanında) adımlarını takip edin, ardından "IVR settings" bölümünü açın.
Buradaki ayarlar iki sekmeye ayrılmıştır: Çalışma saatleri ve Çalışma dışı saatler. Bir sonraki "Telefon numarası ayarları" bölümünde bir çalışma zaman çizelgesi oluşturabilirsiniz.
Çalışma saatleri için bir ses menüsü ayarlayın.
Algoritmanın başında "Karşılama" bulunur. Karşılamada, müşterinin tuşlayabileceği seçenekleri seslendirmek gerekir (örneğin: "İyi günler! Satış için 1'i, teknik destek için 2'yi tuşlayın, vb."). Karşılama mesajı metinden sese veya kendi ses dosyanızı yüklemeniz şeklinde kullanılabilir.
Mesajı ayarlamayı tamamladığınızda, Karşılamayı Kaydet'e tıklayın.
Sesli karşılamayı ayarlandıktan sonra, "Menü Ekle" düğmesini tıklayın, Button ve Action alanları görünecek.
"Button" alanında, ses menüsünün ilk seçeneği olduğundan "1" rakamını seçin. "Action" alanında bir seçenek mevcuttur - "Transfer to Department".
Sonrasında, aşağıdaki alanda, karşılama mesajının ardından ilk sunulacak departmanı seçin ve "Kaydet" e tıklayın.
Aynı işlemi, diğer departmanlar için de "Button" alanında "2", "3" rakamlarını sırayla belirterek gerçekleştirin.
Departmanların sırası, müşterilerin sesli karşılamada duyacağı bilgilerle eşleşmelidir.
Örneğin, ifade şuna benziyorsa: "Satış için 1'i, Teknik destek için 2'yi tuşlayın", o zaman ilk paragraftaki ayarlarda "Satış" ve ikinci "Teknik Destek" olmalıdır.".
Tüm öğeleri ekledikten sonra çalışma saatleri için IVR ayarları hazır olacaktır.
Çalışma dışı saatler için düzenlemeleri aynı prensibe göre yapabilirsiniz.
Tüm ayarlar hazır olduğunda, seçeneği etkinleştirebilirsiniz, böyleyece numaranıza gelen bir sonraki aramada IVR devrede olacaktır. Düzenlemeler sonrasında bir test araması yapmanızı ve her şeyin doğru çalıştığından emin olmanızı öneririz.
Hepsi bu kadar. JivoChat’i kullandığınız için teşekkürler! İyi çalışmalar dileriz!
