Temsilci uygulaması ile çalışma

JivoChat web sitenize kurulduğunda genellikle bir soru ortaya çıkar: "web sitesinden gelecek mesajları nasıl alabilirim?". Bunu yapmak için temsilci uygulamasını kullanmalısınız. Masaüstü uygulamalarımız (Windows) (MacOS), internet tarayıcınızla erişebileceğiniz uygulamamız ve nispeten daha az özellik içeren, ama her yerden canlı destek verebilmenizi sağlayan mobil uygulamalarımız mevcuttur. Bu sayfadan uygulamalarımızı inceleyebilir ve indirebilirsiniz.

Web sitemize kayıt olduysanız ve sohbeti bir web sitesinde kurduysanız veya sohbet kodunu geliştiricilere gönderdiyseniz, yukarıdaki bağlantılarla uygulamayı kurmanız ve JivoChat e-posta ve şifrenizi kullanarak oturum açmanız gerekir.

Eğer kayıt yaptıran biri sizi temsilci olarak eklediyse aşağıdaki gibi bir e-posta almış olmalısınız:

Burada "JivoChat Uygulamasını Kur" seçeneğine tıklayarak ya da yukardaki bağlantıları kullanarak kurulumu sağlayabilirsiniz.

Kurulum oldukça basittir. Kurulum dosyası indikten sonra, "Install" tuşuna tıklayın ve kurulumun bitmesini bekleyin.

Kurulum tamamlandıktan sonra, başlat menünüzde veya masaüstünde uygulama ikonunu görebilirsiniz ve bu ikona tıklayarak uygulamayı açabilirsiniz.

Uygulamayı başlattıktan sonra oturum açma ekranını görürsünüz - JivoChat e-postanızı ve şifrenizi yazmanız gerekir. E-posta adresinin büyük harf içermemesi gerektiğini lütfen unutmayın.

Giriş tuşuna bastığınızda e-posta adresiniz ve şifrenizi doğru girdiyseniz uygulama açılacaktır. Eğer uygulama açıldığında Türkçe değilse, sol menüde alttan ikinci ikon "Settings"e tıklayarak, açılan sayfada en alttaki Language kısmından Turkish'i seçerseniz uygulamayı Türkçe kullanabileceksiniz.

Hazır ayarlara gelmişken, aynı sayfada Arama menüsünden mikrofon ve kulaklık seçeneklerinizi belirleyebilir, bir eko testi yapabilirsiniz. Eğer bu ayarlar tanımlanırsa, sitenizden çağrı alabilmenizi sağlayacaktır.

Temel özellikler#

Uygulamanın temel özelliklerine bakmak gerekirse;

1.İletişim Merkezi: Gelen Kutusu, Sohbetlerim ve Arşiv sekmeleri bu bölümde yer alır.

a)Gelen Kutusu: Tüm gelen sohbetler buraya düşer.

b)Sohbetlerim: Anlık olarak yürüttüğünüz tüm sohbetler buradadır.

c)Arşiv: Burada tüm iletişim geçmişinizi bulabilirsiniz, tüm sohbetler, tüm ziyaretçi verileri, tüm çağrı kayıtları vs.

2.CRM: Ziyaretçiler ve Hatırlatmalar sekmeleri bu bölümde yer alır.

a)Ziyaretçiler: Daha önce sohbet yürütmüş olduğunuz ziyaretçilerin kaydını görebilirsiniz bu kısımda. Sohbet başına değil, ziyaretçi başına kayıt tutulur.

b)Hatırlatmalar: Müşteri süreçlerinizi takip etmek için bu alanı kullanabilirsiniz.

3.Takım: Gruplar ve Takım sekmeleri, bölümde yer alır.

a)Gruplar: Gruplar oluşturarak takım içerisinde sohbet edebilirsiniz.

b)Takım: Tüm temsilcilerin listesi. Temsilcinin adının solunda, temsilcinin mevcut durumunu gösteren bir daire simgesi bulunur: yeşil - temsilci çevrimiçi, sarı - temsilci "dışarda" modunda, beyaz - temsilci çevrimdışı. Temsilcinin adına tıklarsanız, o temsilci ile sohbet açılacaktır. Meslektaşlarınızla tıpkı ziyaretçileriniz gibi sohbet edebilirsiniz. Temsilciler arasındaki sohbet geçmişi yalnızca temsilci uygulamasında saklanır. Ayrıca eğer yönetici iseniz, temsilcilerin ayarlarını düzenlemek ve istatistiklerini görmek için, sağda kalan "Ayarlar" düğmesine basmanız yeterli olacaktır.

4.Ara. Buradan uygulama üzerinden müşterilerinize çağrıda bulunabilirsiniz.

5.Ziyaretçiler: Sitenizdeki ziyaretçileri anlık olarak görebilmenizi ve iletişime geçmenizi sağlayan bölümdür.

6.İstatistikler: Kanallarınıza dair istatistikleri buradan görüntüleyebilir, raporlar oluşturabilirsiniz.

7.Pro Sürüm. Uygulama üzerinden profesyonel sürümü satın alabilir ya da yenileyebilirsiniz.

8.Yönet. Uygulamanın ve sohbet kanallarınızın tüm ayarları buradan değiştirilir.

9."Dışarda" modu geçişi. Bu geçiş sizin "Dışarda" moduna geçmenizi sağlar. Bir mola vermek istiyorsanız ancak uygulamayı kapatmak istemiyorsanız kullanabilirsiniz. Bu modda, web sitenizdeki yeni ziyaretçileriniz için çevrimdışı gözükeceksiniz, ancak mevcut sohbetlerinize devam edebileceksiniz. Dışarıda modu etkin olduğunda anahtar sarı, çevrimiçiyken yeşil olacaktır.

Ziyaretçilerle sohbete başlamak#

Ziyaretçiler web sitenizi açtığında sohbet penceresini görürler. Çoğu diyalog otomatik bir davetle başlatılır - sohbet, davetiyeyle birlikte gösterilir ve ziyaretçi cevap olarak bir mesaj gönderebilir.

Ziyaretçi bir cevap mesajı gönderdiğinde, ekranın sağ alt köşesinde bir sohbet isteği bildirimi göreceksiniz:

Bu bildirimi biraz açıklamak gerekirse;

1. Ziyaretçinin adı. Ziyaretçi, sohbetten önce iletişim formunu doldurmamışsa, adı "Istanbul 40" (ziyaretçinin şehri algılandığında) veya "Müşteri 40" (şehir tespit edilemediğinde) şeklinde görülür. Bu durumda numara, ziyaretçinin dahili tanımlayıcısıdır. Kimliği, web sitesine giren her ziyaretçi için atanır.

2. Ziyaretçinin şu anda bulunduğu sayfanın adresi.

3. Davet metni. Ziyaretçinin hangi davet metnini yanıtladığını görebilirsiniz.

4. Ziyaretçinin mesajı.

5. Üç tuş: Sohbet, Hızlı Cevap, Sonra:

• Sohbet butonuna bastığınızda uygulama penceresi açılacak ve buradan ziyaretçiye cevap verebileceksiniz.
• Hızlı Cevap düğmesine basarak bildirim penceresinden doğrudan ziyaretçiye mesaj gönderebilirsiniz. Uygulama penceresinde sohbet açılmayacaktır.
• Sonra düğmesine bastığınızda sohbet talebi tüm çevrimiçi temsilcilere gönderilir. Sohbete bir temsilci katılmadığı sürece bildirim almaya devam edeceksiniz.

Ziyaretçi ile diyalog#

Sohbet butonuna tıkladığınızda şöyle bir pencere görürsünüz:

Ziyaretçilerinizin mesajları ve sizin mesajlarınız büyük orta bölümde gösterilir ve metin girişi alanı en altta yer alır. Sol tarafta ziyaretçiler ve temsilciler listesi görülecektir ve sağ tarafta - ziyaretçinin bilgileri.

Listedeki adlarına basarak sohbetler arasında geçiş yapabilirsiniz, bu durumda kesintiye uğradığınızda yazdığınız metin kaydedilecek ve başka bir ziyaretçiye geçseniz bile o ziyaretçi ile olan pencerede askıda kalacaktır. Ziyaretçinin isminin sağındaki "Sohbeti terk et" düğmesini tıklatarak sohbeti kapatabilirsiniz, ancak ziyaretçinin yeni soruları olabileceği için web sitesini terk edene kadar sohbeti terketmeyin. Ziyaretçi web sitesini kapattığında simgeleri beyaza dönüşür.

Ziyaretçinin aytıntılı bilgileri sohbetin sağında görüntülenir:

• Ziyaretçinin adı, e-posta adresi ve telefon numarası (ziyaretçi bu bilgileri iletişim formu aracılığıyla girmesse ziyaretçinin şehir bilgisi yazar).
• Ziyaret kaynağı - bu bölümde ziyaretçinin nereden geldiğini görüntüleyebilirsiniz, örneğin Google araması ya da başka bir UTM kampanyası.
• Site adresi - ziyaretçinin sizinle hangi kayıtlı siteniz üzerinden iletişime geçtiği.
• Sitede geçirilen süre - ziyaretçinin siteye gelişi itibari ile geçen süre.
• Bulunduğu sayfa - fare imlecini üstüne getirdiğinizde ziyaretçinin bulunduğu sayfayı görüntüleyebilirsiniz, üstüne tıklarsanız gezinti geçmişini de.
• Ziyaret sayısı ve bu oturumda kaç sayfa gezdiği.
• Ziyaretçinin konumu - ülke, şehir, internet sağlayıcı ve IP adresi.

Sohbet işlevselliği#

Sohbet sırasında sağ tarafta birkaç düğme bulabilirsiniz.

Hatırlatma kur: Yürütmekte olduğunuz bir sohbette, kendiniz veya bir takım arkadaşınız için ileri tarihli bir hatırlatıcı kurabilirsiniz.

Sohbeti aktar: Başka bir temsilciye bir sohbet aktarabilirsiniz. Bunu yapmak için "Sohbeti aktar" düğmesine basın, bir temsilci seçin ve dilerseniz aktardığınız temsilci için bir yorum ekleyerek işlemi tamamlayın.

Davet et: Diğer temsilcileri sohbete davet edin ve ziyaretçilere beraber yardımcı olun.

Ziyaretçiyi engelle: Bu özellik, istenmeyen ziyaretçileri yasaklamanıza izin verir ve sohbeti kullanamazlar.

Bir etiket ekle: CRM kısmında müşteri takiplerinizi kolaylaştırmak için sohbete etiketler ekleyebilirsiniz.

Sohbet kutusu özellikleri#

1.İşaretleyici: Bu özellik, web sitenizdeki bir öğeyi vurgulamanıza ve ziyaretçiye göndermenize izin verir. Detaylı rehber için buraya tıklayın.

2.Çevirmen: Farklı bir dilde sohbet alırsanız, bu simgeye tıklayabilirsiniz; müşterinizin mesajlarını ve yazacaklarınızı da anlık çevirecektir. Nasıl göründüğünü görmek için resmimizi kontrol edin:

3.GIF: Bu butona tıklayarak sohbette bir GIF paylaşabilirsiniz.

4.Taslak Cevaplar: Temsilcilerinizin istediğiniz zaman kullanabileceği mesaj şablonlarını kaydedebilirsiniz. Bu kaydedilen cevaplar size zaman kazandıracak. Temsilci uygulamasına kaydedebilirsiniz ve tüm ekibiniz de onu kullanabilir.

Yeni bir taslak ekleyebilir, geçerli ifadelerinizi, ifadenin sağ alt köşesinde bulunan küçük kalemi tıklatarak da düzenleyebilirsiniz :

Ayrıca, temsilcilerin taslakları bulmasını ve kullanmasını hızlandırmak için ifadeleri bir etikete atayabilirsiniz:

1. Etiket atama (örneğin: /bye)
2. Kısayol tuşu (ifadelerinize kısayollar ekleyin)

5.Emojiler Daha mutlu müşterilere sahip olabilirsiniz, bu emojiyi kullanmanın müşterilerle etkileşimin harika olduğu bir gerçektir. Konuşmalar sırasında bazılarını kullanmak için emoji simgesine tıklayın

6. Dosya gönder:

Bu düğmeye tıkladığınızda, bilgisayarınızdaki klasörleri içeren pencere açılacaktır. Göndermek için bir dosya seçebilirsiniz. Ayrıca, metin girişi alanına dosya sürükleyip bırakabilirsiniz.

"Yönet" menüsü#

Tüm uygulama ayarları bu bölümdedir.

Yönet -> Uygulama Ayarı -> Genel.

Yan Menü Teması. Kenar çubuğu için koyu veya açık renk düzenini seçebilirsiniz.

Yazım Yardımcısı. Bu özelliğe "Yazım Önerileri" de denir. Sık kullanılan cümleler, yazarken yazım ipuçları olarak saklanır ve görüntülenir. Yazım önerileri temsilcinin bilgisayarında saklanır.

"Dışarda" Moduna Otomatik Geç. Belirli bir süre için fare veya klavye dokunmazsanız, uygulama dışarda moduna geçecektir. Süreyi seçebilir veya bu özelliği devre dışı bırakabilirsiniz.

Bildirim Tipi. Burada bildirimlerin türünü seçebilir veya devre dışı bırakabilirsiniz:

-JivoChat varsayılanı

-İşletim sistemi

Uygulma dili. Bu kısımdan Türkçe dilini seçebilirsiniz.

Hatayı Geliştiricilere Gönder. Bu özellik genellikle teknik destek talebi üzerine kullanılır. Bu düğmeye basarsanız uygulama günlüğü sunucularımıza gönderilecektir. Günlük dosyası, yalnızca bizimle (1) sohbet , (2) e-postamız info@jivosite.com veya (3) forumumuz aracılığıyla iletişim kurduğunuzda analiz edilir.

Uygulama Ayarı -> Arama.

Bu bölümde, ses girişi cihazını seçebilir ve mikrofonunuz için bir yankı testi yapabilirsiniz.

Uygulama Ayarı -> Sesler.

Bu bölümde bildirim sesini ayarlayabilirsiniz. Ayrıca bu bölümde, yeni bir ziyaretçi siteye girdiğinde sesli bildirim alacağınız ayarı açabilirsiniz.

Uygulama Ayarı -> Kısayollar.

Bu kısımda kısayol tuşlarını gerekli eylemler için yapılandırabilirsiniz.

Hesabınızı yönetin#

Hesabınızı kolayca yönetebilmeniz için uygulamamızda bazı yeni düğmeler ekledik

1.Kanal ekleyin Bu menüyü kullanarak yeni kanallar ekleyebilirsiniz (sosyal ağlar, e-posta ve telefon dahil)

2.Temsilci Ekleyin Bu yeni düğmeyi kullanarak kolayca yeni temsilciler ekleyebilirsiniz.

3.Kanallar Hesabınızdaki tüm kanallar burada listelenir. İstatistikleri görebilir ve bazı ayarları değiştirebilirsiniz.

4.Entegrasyonlar JivoChat hesabınıza bağlayabileceğiniz çeşitli entegrasyonları burada görüntüleyebilirsiniz.

5.Çağrı Bakiyesi Telefon hizmetinize kredi ekleyebilir ve bakiyenizi kontrol edebilirsiniz.

6.Müşteri Süreçleri Bu bölümde müşteri süreçlerinizi takipte kullanabileceğiniz durumları oluşturabilirsiniz.

7.Uygulama Ayarı Yukarıda detaylı şekilde anlattığımız uygulama ayarlarına ulaşabileceğiniz seçenek.

8.Hesabım Profil resminizi, e-posta adresinizi veya şifrenizi kolayca değiştirmek için tasarlanmış bir menü. Farklı kanallar ve daha fazlası için farklı adlar da ayarlayabilirsiniz.

9.Oturumu kapat Başka bir temsilci hesabıyla giriş yapmak isterseniz bu düğmeye basabilirsiniz. Giriş ekranı açılacaktır.